一、檔案數(shù)字化加工流程
1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、 責(zé)任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。
2、拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下，傳統(tǒng)的掃描儀會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
如果要不拆裝的掃描是需要使用非接觸式的檔案掃描儀比如book2net系列、iscan系列的掃描儀，不需要拆裝直接進(jìn)行掃描就可以。
3、對(duì)于己經(jīng)編好的頁碼要查看是否正確，檔案的紙張是否有破損，如果破損嚴(yán)重的，無法進(jìn)行直接掃描的檔案，及時(shí)與管理人員溝通進(jìn)行處理。
4、按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。 確保掃描時(shí)不出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。

5、制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。
二、檔案數(shù)字化加工的基本原則
1.確定數(shù)字化對(duì)象
應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化加工。
2.符合法律法規(guī)
紙質(zhì)檔案數(shù)字化，必須符合檔案開放規(guī)定或本行業(yè)相關(guān)規(guī)定。
3.價(jià)值性原則
屬于歸檔范圍且應(yīng)長期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。
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